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sp_Retos de la Gestion Documental 2021

Cendap más de 20 Años Educando

Retos de la Gestión Documental 2021

Acciones de Transformación que Impactan la Política de Gestión Documental generada por la Pandemia

Instrumentos Archivísticos, Gobierno Digital y  Conservación

Destinos para nuestro evento de Gestón Documental

Medellín

Bogotá

16, 17, 18 de Septiembre de 2021
Mi Hotel San Diego

14, 15 y 16 de Octubre de 2021
Hotel Andes Plaza

¿Por qué no deberías perderte este Seminario Virtual?

Reconoce

de manera práctica los Instrumentos archivísticos

y los planes de acción, que fortalecerán el mejoramiento continuo y el cumplimiento de la política de Gestión Documental.

Conoce

la razón de ser de los Instrumentos archivísticos

y escalonamiento desde el acceso a la información pública en cumplimiento de la Ley de Transparencia

Conoce

desde un enfoque general

lo que es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -SGDEA-, Etapas recomendadas para su implementación de cara al respaldo documental de la gestión realizada por la entidad, en esta época de transición, hacia lo virtual acelerada por el COVID.

Establece

las directrices en lo referente al tema de conservación y preservación de los documentos

determinando El conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital bajo el concepto de archivo total en cualquier etapa de su ciclo vital”   

Lo que Aprenderás

Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos – MGDEA

    • Contextualización de la dimensión de la gestión documental en el MIPG
    • Conceptos Generales del Modelo de Gestión Documental y administración de archivos.
    • Componentes del modelo: Estratégico, Documental, Tecnológico, Administración de archivos y cultural.
    • Diagnósticos e identificación del grado de madurez

Procesos de la Gestión Documental

    • Planeación
    • Producción
    • Gestión y trámite
    • Transferencia
    • Disposición de documentos
    • Preservación a largo plazo
    • Valoración

Instrumentos Archivísticos y de acceso a la información

    • Instrumentos de planeación: PINAR y PGD pública
    • Instrumentos archivísticos : CCD, TRD, inventario, modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, Bancos terminológicos de series y subseries documentales, mapas de procesos, flujos documentales, descripción de unidades administrativas, Tablas de control de acceso a los documentos.
    • Instrumentos de acceso a la información pública: Registros de Activos de información, Índice de información clasificada y reservada, esquema de publicación de la información.

Seguimiento e Indicadores de Gestión

    • Seguimiento de la gestión documental
    • Indicadores de la gestión documental

Gestión documental durante y posterior a la contingencia generada por la emergencia sanitaria por pandemia

    • Ambientes de teletrabajo
    • Documentos electrónicos (E-Docs)
    • Autenticidad, integridad y fiabilidad de documentos electrónicos (E-Docs)
    • Correos electrónicos
    • Documentos digitalizados
    • Plataformas de comunicación por Internet
    • Ventanillas electrónicas
    • Almacenamiento de documentos electrónicos

Los sistemas de Gestión Documental – SGD y los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA

    • Definición SGD, SGDEA
    • Modelo conceptual
    • Componentes
    • Principios Requisitos (RTF)

Implementación de proyectos SGDEA – Mapa de ruta para la implementación

    • Planeación
    • Análisis (RTF)
    • Diseño
    • Implementación

ü Administración de archivos y conservación de documentos

    • Seguridad en el trabajo y salud ocupacional en archivos
    • Identificación de riesgos (Matriz de riesgos)
    • Planes de contingencia
    • Sistema Integrado de Conservación
    • Definición, Componentes (Programas)
    • Etapas para su implementación
    • Plan de conservación documental
    • Inspección y mantenimiento de instalaciones físicas.
    • Monitoreo y control de las condiciones ambientales
    • Saneamiento ambiental y documental
    • Condiciones de almacenamiento
    • Prevención de emergencias y atención de desastres
    • Producción y manipulación documental
    • Plan de Preservación digital a largo plazo
    • Acciones para la preservación digital
    • Técnicas para la preservación digital
    • Estrategias para la preservación digital

Este evento es para ti?

La gestión documental y la administración de archivos en las entidades públicas y privadas, es uno de los elementos que tiene amplias implicaciones con respecto a la efectiva puesta en funcionamiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG- y la Ley de transparencia y acceso a la información pública.

Cuando la entidad asume la elaboración de los instrumentos archivísticos de manera integral, puede observar cómo su elaboración escalonada conlleva la armonización de sus contenidos y como logra mejorar en la gestión documental, el acceso a la información pública de la entidad y el desarrollo de proyectos orientados a la implementación la gestión electrónica de documentos en las entidades en el marco del MIPG.

El cambio acelerado por la contingencia de operación en tiempos COVID, así como la necesidad de incorporar herramientas tecnológicas en la gestión, uso y almacenamiento de información y documentación en las entidades de forma rápida, precisa y oportuna, ha generado que los planes de implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo – SGDEA- sea hoy por hoy una realidad. Corresponde a los encargados de correspondencia y archivos, acelerar los procesos de su implementación y acompañar a la entidad en la toma de decisiones acertadas en este aspecto, pues la ausencia de este acompañamiento pone en riesgo, en el corto plazo, la preservación, la seguridad, el almacenamiento y disponibilidad de los documentos y por defecto el respaldo documental de la gestión realizada por la entidad, en esta época de transición, hacia lo virtual.

El no poder disponer de la información fácilmente, puede convertirse en un inconveniente para la respuesta oportuna y eficaz de las solicitudes de información, mientras que una gestión inapropiada de archivos puede retardar la recopilación de la información solicitada, afectar la función de la entidad y, en el largo plazo afectar la memoria y patrimonio documental de la institución.

¿Quién debe hacer este curso?

Profesionales, funcionarios públicos y personas, que deseen complementar sus conocimientos con relación a la gestión de documental y administración de archivos en las entidades en marco de los requerimientos planteados por la planeación, gestión administrativa, transparencia y acceso a la información pública. Servidores Públicos responsables del Sistema de Gestión de documentos, Funcionarios y líderes responsables de la gestión documental en las organizaciones, Líderes de Sistemas de Gestión Documental,  Jefes de Archivo, Líderes de Eficiencia Administrativa, Jefes de Talento Humano (Recurso Humano o Personal),

Miembros  de instancias de articulación del Sistema Nacional de Archivos: Comités Técnicos y Consejos Municipales, Distritales y Departamentales de Archivos, Miembros del Comité de Gobierno en línea.  Auxiliares de Archivo, Auxiliares de Centros Documentales, Administradores Documentales, Instituciones Educativas, Áreas Metropolitanas, Terminales, Profesionales en Ciencias de la Información o afines y en general, todos los funcionarios interesados en capacitarse sobre el tema expuesto, incluidos los responsables del proceso de Gestión de la Calidad.

Valor de la Inversión

Inscripción, conferencias, asesoría personalizada, refrigerios, material de apoyo, memorias descargable, Cumplido de comisión, diploma acreditativo y certificados.
Inscripción, conferencias, asesoría personalizada, alojamiento 3 días, 2 noches, acomodación en habitación doble, desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios, material de apoyo, memorias descargable, cumplido de comisión, diploma acreditativo y certificados. El plan B incluye los servicios del hotel hasta el sábado a las 2:00 pm

Inscripción y Forma de Pago

Encuentre y diligencie formulario de inscripción en www.cendap.com

Para inscripción al seminario deberá presentar soporte de pago tres (3) días antes de iniciar el evento en alguna de las siguientes cuentas a nombre de CENDAP LTDA.

Transferencias y Consignaciones
BANCO DE OCCIDENTE Cuenta Corriente No. 465014991 Recaudo en Línea Bancos Grupo Aval
BANCOLOMBIA Cuenta Corriente No. 001-143914-13
BANCO AGRARIO Cuenta Corriente No. 01303-061700-8

Con el propósito de coordinar Reserva Hotelera presentar soporte de pago cinco (5) días antes a su asistencia

Enviar copia escaneada del documento de pago al correo electrónico pagos@cendap.com

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