Actualización Secretarial (IA) 2026

Imagen de prueba: Espacio de capacitación institucional

Eje 1. Normatividad, Ética y Uso Responsable de IA en la Gestión Pública

• Aplicación práctica del CONPES 4144 de 2025, Gobierno Digital y MIPG en el uso de inteligencia artificial para funciones secretariales, administrativas, técnicas y asistenciales.
• Principios de ética pública, transparencia, trazabilidad, evidencia, explicabilidad y revisión humana en el uso de herramientas de IA.
• Manejo responsable de datos personales, sensibles, reservados e información institucional, conforme a la Ley 1581 de 2012 y lineamientos de protección de datos.
• Identificación de la información que no debe cargarse en herramientas abiertas de IA y aplicación de criterios básicos de anonimización.
• Uso seguro de IA en la redacción de oficios, correos, memorandos, actas, PQRSD, informes y documentos institucionales.
• Validación de respuestas, documentos y recomendaciones generadas con IA antes de su envío, publicación o uso administrativo.
• Estructura de prompts seguros con rol, contexto, tarea, restricciones y formato para reducir errores, sesgos, invenciones o respuestas sin soporte.
• Prevención de riesgos legales, disciplinarios, administrativos y reputacionales derivados del uso indebido de IA o de decisiones automatizadas sin control humano.

Eje 2. Oficina Pública 4.0: Redacción Asertiva, Atención Ciudadana y Productividad Secretarial con IA

• Identificación de tareas repetitivas del perfil secretarial, técnico y asistencial que pueden optimizarse con IA.
• Uso de IA para redactar oficios, correos, memorandos, circulares y comunicaciones internas con tono claro, formal y asertivo.
• Corrección de estilo, ortografía, estructura, precisión y lenguaje institucional.
• Transformación de textos confusos, extensos o informales en comunicaciones claras, respetuosas y listas para revisión.
• Aplicación de lenguaje claro en respuestas ciudadanas, PQRSD y comunicaciones oficiales.
• Proyección de respuestas PQRSD con apoyo de IA, revisión humana y trazabilidad institucional.
• Organización de solicitudes mediante formularios, matrices, alertas y seguimiento de vencimientos.
• Creación de respuestas frecuentes para mejorar oportunidad, calidad del servicio y coherencia institucional.
• Priorización de tareas administrativas, técnicas y asistenciales según urgencia, impacto y tiempos de respuesta.
• Diseño de un mapa básico de funciones asistidas con IA para mejorar productividad, orden y control diario.

Eje 3. Gestión Inteligente de Reuniones, Actas, Seguimiento y Reportes Ejecutivos con IA

• Preparación de reuniones, comités y mesas de trabajo con apoyo de IA.
• Transcripción, síntesis y organización de reuniones institucionales.
• Elaboración de actas claras, estructuradas, trazables y listas para revisión.
• Organización de agenda semanal y mensual para seguimiento de tareas y vencimientos.
• Priorización de tareas urgentes, importantes y recurrentes.
• Construcción de tableros básicos para controlar pendientes, avances y vencimientos.
• Creación de presentaciones e infografías institucionales para socializar avances.
• Redacción de conclusiones, alertas y recomendaciones ejecutivas.

Eje 4. Gestión Documental Digital y Organización Inteligente de Archivos con IA

• Creación de metadatos sencillos para identificar asunto, fecha, responsable, estado y ubicación del archivo.
• Uso de IA para resumir documentos extensos, extraer ideas clave y generar listas de chequeo.
• Apoyo de IA para revisar coherencia, duplicidad, faltantes y estructura documental.
• Buenas prácticas para el manejo de documentos digitales en nube, carpetas compartidas y archivos institucionales.
• Organización segura de documentos evitando pérdida de información, duplicidad de archivos y uso indebido de datos sensibles.