Nuevo Enfoque de la Gestión Documental Articulada al MIPG.
Cumplimiento de la Política de Gestión Documental, Instrumentos Archivísticos, Gobierno Digital y Conservación.
Seminario Online
Hora: 2:00pm a 6:00 pm
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Nuevo Enfoque de la Gestión Documental Articulada al MIPG
Logra comprender desde un enfoque general y sistémico, acerca del alcance de la gestión documental y la administración de archivos, en el marco de la implementación del Modelo Integrado de Planeación -MIPG, Determinando los pasos para hacer cumplimiento de la Política de Gestión Documental (Instrumentos Archivísticos) Articulada al MIPG y su escalonamiento desde el acceso a la información pública y además de articular, conoce desde un enfoque general lo que es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -SGDEA-, Etapas recomendadas para su implementación.
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Estructurar y determinar en los participantes un conocimiento práctico, sobre la Instrumentos archivísticos y los planes de acción, que fortalecerán el mejoramiento continuo y el cumplimiento de la política de Gestión Documental
Conoce la razón de ser de los Instrumentos archivísticos y escalonamiento desde el acceso a la información pública
Conoce desde un enfoque general lo que es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -SGDEA-, Etapas recomendadas para su implementación de cara al respaldo documental de la gestión realizada por la entidad, en esta época de transición, hacia lo virtual acelerada por el COVID.
Establecer las directrices en lo referente al tema de conservación y preservación de los documentos, determinando El conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital bajo el concepto de archivo total en cualquier etapa de su ciclo vital”
Toma nota de la programación de cada día del Seminario Virtual
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Día Miércoles 16 de Septiembre
La Gestión Documental en el MIPG.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos – MGDEA
- Contextualización de la dimensión de la gestión documental en el MIPG
- Conceptos Generales del Modelo de Gestión Documental y administración de archivos.
- Componentes del modelo: Estratégico, Documental, Tecnológico, Administración de archivos y cultural.
- Diagnósticos e identificación del grado de madurez
Procesos de la Gestión Documental
- Planeación
- Producción
- Gestión y trámite
- Transferencia
- Disposición de documentos
- Preservación a largo plazo
- Valoración
Instrumentos Archivísticos y de acceso a la información
- Instrumentos de planeación: PINAR y PGD pública
- Instrumentos archivísticos : CCD, TRD, inventario, modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, Bancos terminológicos de series y subseries documentales, mapas de procesos, flujos documentales, descripción de unidades administrativas, Tablas de control de acceso a los documentos.
- Instrumentos de acceso a la información pública: Registros de Activos de información, Índice de información clasificada y reservada, esquema de publicación de la información.
Instrumentos Archivísticos y de acceso a la información
- Seguimiento de la gestión documental
- Indicadores de la gestión documental
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Día Jueves 17 de Septiembre
Gestión documental durante y posterior a la contingencia generada por la emergencia sanitaria por pandemia
- Ambientes de teletrabajo
- Documentos electrónicos (E-Docs)
- Autenticidad, integridad y fiabilidad de documentos electrónicos (E-Docs)
- Correos electrónicos
- Documentos digitalizados
- Plataformas de comunicación por Internet
- Ventanillas electrónicas
- Almacenamiento de documentos electrónicos
Los sistemas de Gestión Documental - SGD y los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA
- Definición SGD, SGDEA
- Modelo conceptual
- Componentes
- Principios Requisitos (RTF)
Implementación de proyectos SGDEA - Mapa de ruta para la implementación
- Planeación
- Análisis (RTF)
- Diseño
- Implementación
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Dia Viernes 18 de Septiembre
Administración de Archivos y Sistema Integrado de Conservación.
Administración de archivos y conservación de documentos
- Seguridad en el trabajo y salud ocupacional en archivos
- Identificación de riesgos (Matriz de riesgos)
- Planes de contingencia
- Sistema Integrado de Conservación
- Definición, Componentes (Programas)
- Etapas para su implementación
Plan de conservación documental
- Inspección y mantenimiento de instalaciones físicas.
- Monitoreo y control de las condiciones ambientales
- Saneamiento ambiental y documental
- Condiciones de almacenamiento
- Prevención de emergencias y atención de desastres
Producción y manipulación documental
Plan de Preservación digital a largo plazo
- Acciones para la preservación digital
- Técnicas para la preservación digital
- Estrategias para la preservación digital.
Este evento es para ti.
La gestión documental y la administración de archivos en las entidades públicas y privadas, es uno de los elementos que tiene amplias implicaciones con respecto a la efectiva puesta en funcionamiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG- y la Ley de transparencia y acceso a la información pública.
Cuando la entidad asume la elaboración de los instrumentos archivísticos de manera integral, puede observar cómo su elaboración escalonada conlleva la armonización de sus contenidos y como logra mejorar en la gestión documental, el acceso a la información pública de la entidad y el desarrollo de proyectos orientados a la implementación la gestión electrónica de documentos en las entidades en el marco del MIPG.
El cambio acelerado por la contingencia de operación en tiempos COVID-19, así como la necesidad de incorporar herramientas tecnológicas en la gestión, uso y almacenamiento de información y documentación en las entidades de forma rápida, precisa y oportuna, ha generado que los planes de implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo – SGDEA- sea hoy por hoy una realidad. Corresponde a los encargados de correspondencia y archivos, acelerar los procesos de su implementación y acompañar a la entidad en la toma de decisiones acertadas en este aspecto, pues la ausencia de este acompañamiento pone en riesgo, en el corto plazo, la preservación, la seguridad, el almacenamiento y disponibilidad de los documentos y por defecto el respaldo documental de la gestión realizada por la entidad, en esta época de transición, hacia lo virtual.
El no poder disponer de la información fácilmente, puede convertirse en un inconveniente para la respuesta oportuna y eficaz de las solicitudes de información, mientras que una gestión inapropiada de archivos puede retardar la recopilación de la información solicitada, afectar la función de la entidad y, en el largo plazo afectar la memoria y patrimonio documental de la institución.
Modalidad virtual en vivo
Recibiras el link de acceso a la conferencia en tu correo electronico.
Chat en tiempo real - Plantea preguntas e interactúa con el docente junto a los participantes que se conectan en tiempo real.
La inscripción es personal e intransferible, solo se asigna acceso al usuario inscrito previamente.
La interacción con el equipo de conferencistas será durante el espacio de conferencia.
¿Quienes pueden participar?
Profesionales, funcionarios públicos y personas, que deseen complementar sus conocimientos con relación a la gestión de documental y administración de archivos en las entidades en marco de los requerimientos planteados por la planeación, gestión administrativa, transparencia y acceso a la información pública. Servidores Públicos responsables del Sistema de Gestión de documentos, Funcionarios y líderes responsables de la gestión documental en las organizaciones, Líderes de Sistemas de Gestión Documental, Jefes de Archivo, Líderes de Eficiencia Administrativa, Jefes de Talento Humano (Recurso Humano o Personal), Miembros de instancias de articulación del Sistema Nacional de Archivos: Comités Técnicos y Consejos Municipales, Distritales y Departamentales de Archivos, Miembros del Comité de Gobierno en línea. Auxiliares de Archivo, Auxiliares de Centros Documentales, Administradores Documentales, Instituciones Educativas, Áreas Metropolitanas, Terminales, Profesionales en Ciencias de la Información o afines y en general, todos los funcionarios interesados en capacitarse sobre el tema expuesto, incluidos los responsables del proceso de Gestión de la Calidad.
¿Te interesa participar?
Contactate con nosotros y te damos la oportunidad de participar en este Seminario Virtual.
Correo: capacitacion@cendap.com
16, 17, 18 de Septiembre de 2020
2:00 pm hasta las 6:00 pm
$419.000 más IVA
Memoria Descargable
Certificado de Asistencia
Costo
$ 419,000 + IVA
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Cada uno de nuestros programas, buscan complementar los planes institucionales de capacitación de cada entidad, basados en la Política Nacional de Formación y Capacitación de los Empleados Públicos para el desarrollo de competencias.
Solicita a tu jefe de talento humano y/o personal esta capacitación para que el pago sea asumido por tu entidad.
Transferencias y Consignaciones
Banco Occidente: Cta Cte No. 465014991
Recaudo en Línea.
Bancolombia: Cta Cte No. 001-143914-13
Requisitos para una video conferencia garantizable.
Audio - Microfono
Para participar de la conferencia debe de preparar un micrófono por medio de audífonos o el micrófono del pc.
Connectividad
Cierre todas las aplicaciones que esten activas que consuman internet, para que pueda escuchar o participar en el congreso de forma fluida.