Estructurar y determinar en los participantes un conocimiento práctico, sobre la Instrumentos archivísticos y los planes de acción, que fortalecerán el mejoramiento continuo y el cumplimiento de la política de Gestión Documental
Conoce la razón de ser de los Instrumentos archivísticos y escalonamiento desde el acceso a la información pública
Conoce desde un enfoque general lo que es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -SGDEA-, Etapas recomendadas para su implementación de cara al respaldo documental de la gestión realizada por la entidad, en esta época de transición, hacia lo virtual acelerada por el COVID.
Establecer las directrices en lo referente al tema de conservación y preservación de los documentos, determinando El conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital bajo el concepto de archivo total en cualquier etapa de su ciclo vital”
Producción y manipulación documental
La gestión documental y la administración de archivos en las entidades públicas y privadas, es uno de los elementos que tiene amplias implicaciones con respecto a la efectiva puesta en funcionamiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG- y la Ley de transparencia y acceso a la información pública.
Cuando la entidad asume la elaboración de los instrumentos archivísticos de manera integral, puede observar cómo su elaboración escalonada conlleva la armonización de sus contenidos y como logra mejorar en la gestión documental, el acceso a la información pública de la entidad y el desarrollo de proyectos orientados a la implementación la gestión electrónica de documentos en las entidades en el marco del MIPG.
El cambio acelerado por la contingencia de operación en tiempos COVID-19, así como la necesidad de incorporar herramientas tecnológicas en la gestión, uso y almacenamiento de información y documentación en las entidades de forma rápida, precisa y oportuna, ha generado que los planes de implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo – SGDEA- sea hoy por hoy una realidad. Corresponde a los encargados de correspondencia y archivos, acelerar los procesos de su implementación y acompañar a la entidad en la toma de decisiones acertadas en este aspecto, pues la ausencia de este acompañamiento pone en riesgo, en el corto plazo, la preservación, la seguridad, el almacenamiento y disponibilidad de los documentos y por defecto el respaldo documental de la gestión realizada por la entidad, en esta época de transición, hacia lo virtual.
El no poder disponer de la información fácilmente, puede convertirse en un inconveniente para la respuesta oportuna y eficaz de las solicitudes de información, mientras que una gestión inapropiada de archivos puede retardar la recopilación de la información solicitada, afectar la función de la entidad y, en el largo plazo afectar la memoria y patrimonio documental de la institución.
Contactate con nosotros y te damos la oportunidad de participar en este Seminario Virtual.
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