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El cambio acelerado por la contingencia de operación en tiempos COVID-19, así como la necesidad de incorporar herramientas tecnológicas en la gestión, uso y almacenamiento de información y documentación en las entidades de forma rápida, precisa y oportuna, ha generado que los planes de implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo – SGDEA- sea hoy por hoy una realidad.
Corresponde a los encargados de correspondencia y archivos, acelerar los procesos de su implementación y acompañar a la entidad en la toma de decisiones acertadas en este aspecto, pues la ausencia de este acompañamiento pone en riesgo, en el corto plazo, la preservación, la seguridad, el almacenamiento y disponibilidad de los documentos y por defecto el respaldo documental de la gestión realizada por la entidad, en esta época de transición, hacia lo virtual.
El no poder disponer de la información fácilmente, puede convertirse en un inconveniente para la respuesta oportuna y eficaz de las solicitudes de información, mientras que una gestión inapropiada de archivos puede retardar la recopilación de la información solicitada, afectar la función de la entidad y, en el largo plazo afectar la memoria y patrimonio documental de la institución.
